Die Übernahme einer Zahnarztpraxis ist eines der komplexesten Projekte, die ein Zahnarzt in seiner Karriere stemmen muss. Neben dem kaufmännischen, rechtlichen und personellen Übergang wird ein Bereich häufig unterschätzt: die IT-Infrastruktur.
Wir begleiten regelmäßig Zahnärzte bei Praxisübernahmen im Rhein-Main-Gebiet — und wissen aus Erfahrung, wo die häufigsten Fehler passieren.
1. IT-Bestandsaufnahme vor der Übernahme
Bevor Sie unterschreiben, sollten Sie wissen was Sie IT-technisch übernehmen. Lassen Sie eine unabhängige IT-Prüfung durchführen:
- Hardware: Alter und Zustand aller PCs, Server, Drucker und Peripherie
- Software: Welches Praxisverwaltungssystem (PVS) ist im Einsatz? Welche Version?
- Netzwerk: Wie ist das Netzwerk aufgebaut? Gibt es einen Server?
- Verträge: Welche laufenden IT-Verträge (Support, Software-Lizenzen) gibt es?
- Telematikinfrastruktur: Ist die TI eingerichtet? Wer betreut den Konnektor?
💡 Tipp: Verlangen Sie eine vollständige Liste aller IT-Verträge und Lizenzen als Teil der Due-Diligence-Prüfung. Versteckte Kosten für Software-Lizenzen können schnell in die Tausende gehen.
2. Praxisverwaltungssoftware (PVS)
Das Herzstück jeder Zahnarztpraxis ist das PVS — also die Software für Patientenverwaltung, Abrechnung und Dokumentation. Die häufigsten Systeme sind Dampsoft, CGM Z1 und Evident.
- Läuft die Software auf dem neuesten Stand?
- Sind alle Updates eingespielt?
- Gibt es einen laufenden Wartungsvertrag mit dem Hersteller?
- Wie werden die Patientendaten übertragen? (Datenschutz beachten!)
Die Datenmigration von Patientendaten ist ein sensibler Prozess der DSGVO-konform durchgeführt werden muss. Holen Sie sich dabei unbedingt professionelle Unterstützung.
3. Telematikinfrastruktur (TI)
Die TI-Anbindung ist seit 2021 Pflicht für alle Zahnarztpraxen. Bei einer Praxisübernahme müssen Sie sicherstellen dass der Konnektor ordnungsgemäß auf Sie umgeschrieben wird.
- Konnektor-Zulassung auf neuen Praxisinhaber übertragen
- SMC-B Karte (Praxisausweis) neu beantragen
- ePA und eRezept-Anbindung prüfen
- KIM-Dienst (sichere E-Mail) einrichten
Die Gematik gibt regelmäßig neue Pflichttermine für TI-Komponenten heraus. Informieren Sie sich beim Übergang über aktuelle Fristen — Versäumnisse führen zu Honorarkürzungen.
4. DSGVO und Datenschutz
Mit der Praxisübernahme übernehmen Sie auch die Verantwortung als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das bedeutet:
- Neues Verarbeitungsverzeichnis erstellen
- Datenschutzerklärung aktualisieren
- Auftragsverarbeitungsverträge mit IT-Dienstleistern neu abschließen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentieren
5. Backup und Datensicherung
Patientendaten sind besonders schützenswert. Eine lückenlose Datensicherung ist Pflicht — sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch für den Praxisbetrieb.
- Tägliche automatische Backups einrichten
- Backup auf externem Medium und/oder Cloud (EU-Server)
- Regelmäßige Wiederherstellungstests durchführen
- Backup-Protokolle dokumentieren
6. Netzwerk und WLAN
Moderne Zahnarztpraxen benötigen ein gut strukturiertes Netzwerk. Empfehlenswert ist eine VLAN-Segmentierung die das Praxisnetzwerk vom Patientennetz trennt.
- Getrenntes WLAN für Patienten (kein Zugriff auf Praxisdaten)
- Stable Kabelverbindungen für alle Workstations
- Firewall und Netzwerksicherheit prüfen
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Wir begleiten Sie durch die komplette IT-Übernahme — von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Kostenlos und unverbindlich.
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